Đối soát voucher: cách khách sạn, công ty lữ hành hết dò sổ cuối tháng
Cuối tháng, kế toán mở sổ voucher, mở file Excel của lễ tân, rồi ngồi dò từng số series. Lệch vài tờ là mất thêm một buổi chiều. Đối soát voucher là khớp ba con số: đã phát hành bao nhiêu, đã dùng bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Từ đó mới biết ai phải trả tiền cho ai.
Bài này dành cho khách sạn, resort và công ty lữ hành đang phát hành voucher. Chúng tôi chỉ ra vì sao số liệu hay lệch. Và cách để mỗi lần quét mã, số liệu tự khớp.
Đối soát voucher là gì, vì sao hay lệch?
Nói đời thường, đối soát voucher là so sổ. Bên phát hành ghi đã bán bao nhiêu tờ. Nơi nhận voucher (lễ tân, nhà hàng, khách sạn đối tác) ghi đã nhận bao nhiêu tờ. Hai bên khớp nhau thì mới tính tiền, tính hoa hồng.
Cái khó là mỗi nơi ghi một kiểu. Nơi ghi sổ tay, nơi nhập Excel, nơi chỉ giữ cuống voucher trong hộp. Đến kỳ đối soát, dữ liệu nằm rải rác khắp nơi.
Đây là những lý do làm số liệu lệch mà chúng tôi hay gặp:
- Voucher giấy bị chụp lại, mang dùng ở hai quầy. Quầy nào cũng tưởng hợp lệ.
- Lễ tân ghi sai, ghi thiếu số series lúc đông khách.
- Voucher hết hạn vẫn được nhận vì không ai kiểm tra.
- Đại lý bán voucher nhưng báo số lượng chậm hoặc thiếu.
- Cuống voucher thất lạc, không còn gì để đối chiếu.
Mỗi lỗi đều nhỏ. Cộng lại thì cuối tháng không ai dám chắc con số nào đúng. Bài voucher điện tử cho khách sạn, resort và công ty lữ hành có nói thêm về các rắc rối của voucher giấy.
Đối soát thủ công và đối soát bằng mã QR khác nhau thế nào?
| Tiêu chí | Voucher giấy, đối soát tay | Voucher QR, đối soát tự động |
|---|---|---|
| Ghi lượt dùng | Lễ tân ghi sổ hoặc nhập Excel | Hệ thống ghi ngay khi quét mã |
| Voucher bị chụp lại | Khó phát hiện, mỗi quầy một sổ | Mã khóa sau lần dùng đầu |
| Voucher hết hạn | Tùy người nhận có để ý không | Hệ thống tự từ chối |
| Số liệu theo chi nhánh, đối tác | Gom file từ từng nơi | Có sẵn trên một màn hình |
| Chốt kỳ | Dò từng số series | Xuất báo cáo Excel khi cần |
Khác biệt lớn nhất nằm ở thời điểm. Đối soát tay thì con số chỉ có vào cuối kỳ. Với mã QR, con số có ngay lúc khách đưa voucher ra quầy.
Cách đối soát voucher bằng mã QR: 5 bước
- Phát hành theo lô, mỗi voucher một mã. Mã QR không trùng nhau. Lô ghi rõ mệnh giá, hạn dùng, loại voucher và kênh bán hoặc đối tác nhận.
- Kích hoạt khi bán. Voucher chỉ có hiệu lực khi đã bán hoặc đã giao cho đối tác. Lỡ mất voucher trong kho, kẻ nhặt được cũng không dùng được.
- Quét tại quầy. Nhân viên quét bằng camera điện thoại, không cần cài app. Máy báo ngay: hợp lệ, đã dùng, hết hạn hay chưa kích hoạt.
- Khóa mã sau khi dùng. Mã khóa trên toàn hệ thống. Ai mang ảnh chụp sang quầy khác cũng bị báo đã sử dụng.
- Chốt kỳ bằng báo cáo. Xem số đã phát hành, đã dùng, còn lại theo chi nhánh, đối tác, thời gian. Xuất file Excel gửi kế toán.
Ví dụ minh họa (không phải số liệu thật): giả sử resort của bạn phát hành 2.000 voucher ăn sáng qua ba đại lý. Cuối tháng, bạn mở báo cáo là thấy ngay mỗi đại lý có bao nhiêu voucher đã dùng. Không phải chờ đại lý gửi file. Không phải đếm cuống.
Đối soát voucher với đối tác, đại lý
Khó nhất thường không phải đối soát nội bộ. Khó nhất là khớp số với bên ngoài.
Công ty lữ hành bán voucher phòng, khách sạn đối tác đón khách. Cuối kỳ, hai bên phải khớp số voucher đã dùng để thanh toán. Đại lý bán voucher thì cần khớp số đã bán để tính hoa hồng.
Khi mọi lượt quét nằm chung một hệ thống, hai bên nhìn cùng một con số. Câu “bên tôi ghi khác” sẽ ít đi nhiều. Mỗi lượt dùng đều nằm trong lịch sử giao dịch để tra lại khi cần.
Hóa đơn và thuế khi bán, khi dùng voucher có hướng dẫn riêng. Phần này bạn nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý. Có số liệu đã dùng, chưa dùng rõ ràng thì việc của kế toán nhẹ hơn nhiều.
Chuẩn bị gì trước khi đối soát tự động?
- Liệt kê các loại voucher đang dùng: phòng, ăn uống, spa, tour.
- Chốt quy tắc: dùng một lần hay nhiều lần, hạn dùng, điều kiện áp dụng.
- Lập danh sách nơi nhận voucher: quầy, chi nhánh, đối tác.
- Phân quyền: ai được quét, ai được hủy hoặc gia hạn mã.
- Hỏi kế toán cần báo cáo theo ngày, theo chi nhánh hay theo đối tác.
- Tính cách xử lý voucher giấy cũ còn lưu hành.
Voucher giấy cũ không cần thu hồi ngay. Bạn cho chạy song song đến khi hết hạn, còn đợt mới thì phát hành bằng QR. Nếu còn phân vân có nên chuyển hay không, đọc thêm 7 lý do nên chuyển đổi số travel voucher.
HangReal giúp gì?
HangReal có Travel Voucher điện tử cho khách sạn, resort và công ty lữ hành. Bạn tạo voucher hàng loạt từ file Excel. Mỗi chiến dịch có mệnh giá, hạn dùng và quy tắc riêng.
Mỗi voucher có mã QR riêng, chỉ dùng một lần hoặc theo số lần bạn cho phép. Nhân viên quét bằng camera điện thoại iOS hay Android, không cần cài app. Trạng thái cập nhật ngay.
Báo cáo cho biết số phát hành, đã dùng, còn lại, doanh số và công nợ với đối tác. Bạn xuất Excel hoặc PDF cho kế toán. Voucher có thể in lên thẻ, phiếu giấy, hoặc gửi qua email, Zalo. Xem thêm giải pháp voucher điện tử du lịch.
Chi phí Travel Voucher không nằm trong các gói trên bảng giá. Chúng tôi báo giá theo số lượng voucher và cách bạn vận hành.
Câu hỏi thường gặp
Đối soát voucher là gì?
Là khớp số voucher đã phát hành, đã dùng và còn lại giữa bên phát hành và nơi nhận voucher. Kết quả dùng để tính tiền, hoa hồng và công nợ với đối tác.
Làm sao chặn voucher bị dùng hai lần?
Mỗi voucher cần một mã riêng, được kiểm tra trên một hệ thống chung. Mã khóa ngay sau lần dùng đầu. Ảnh chụp mang sang quầy khác sẽ bị báo đã sử dụng.
Nhân viên quầy có cần cài ứng dụng để quét voucher không?
Với HangReal thì không. Nhân viên quét bằng camera điện thoại iOS hoặc Android có kết nối internet.
Có dùng song song voucher giấy và voucher QR được không?
Được. Bạn để voucher giấy cũ chạy đến hết hạn, đợt mới phát hành bằng QR. Mã QR có thể in lên thẻ, phiếu giấy hoặc gửi qua email, Zalo.
Xem thử một kỳ đối soát voucher
Cuối tháng nào cũng phải dò sổ voucher? Hãy để chúng tôi cho bạn xem một kỳ đối soát tự động, với dữ liệu mẫu.
- Nhận demo miễn phí: hangreal.vn/nhan-demo
- Zalo: 0943 822 783
- Hotline: 0868.534.623
- Email: info@hangreal.vn