Quản lý nhà phân phối bằng mã QR: biết hàng đi đâu, ai bán chậm, ai bán sai vùng
Cuối tháng, bạn mở file báo cáo của nhà phân phối. Con số đẹp, tồn kho ít, doanh số tăng. Nhưng đi thị trường thì thấy hàng nằm im ở kho đại lý, có nơi còn bán phá giá. Bạn tự hỏi: rốt cuộc hàng của mình đang ở đâu?
Câu trả lời ngắn: quản lý nhà phân phối chỉ chắc tay khi có số liệu độc lập. Tức là số liệu không dựa vào lời kể của nhà phân phối. Mã QR riêng trên từng sản phẩm cho bạn nguồn số liệu đó. Mỗi lần đại lý, thợ hay người mua quét mã, bạn biết thêm hàng đã đi tới đâu.
Quản lý nhà phân phối khó ở đâu?
Nhà phân phối (NPP) là người mua hàng của bạn rồi bán lại cho đại lý trong một vùng. Họ là đối tác, nhưng cũng là một doanh nghiệp riêng với lợi ích riêng.
Vì vậy, chủ hàng thường gặp mấy cái khó quen thuộc:
- Số liệu “sell-out” mù mờ. Sell-out là lượng hàng thật sự bán ra khỏi NPP. Bạn chỉ chắc số bạn bán cho NPP, còn số họ bán đi thì phải chờ họ báo.
- Báo cáo chậm và khác nhau. Mỗi NPP gửi một kiểu file, có nơi gửi trễ cả tuần.
- Hàng chạy sai vùng. NPP ôm chỉ tiêu, đẩy hàng sang vùng khác với giá thấp. Chuyện này có bài riêng về hàng tràn vùng và cách kiểm soát.
- Đại lý ôm hàng đối thủ. Bạn không biết đại lý nào còn bán hàng mình, đại lý nào đã chuyển sang hãng khác.
- Thưởng theo cảm tính. Không có số liệu chung, việc khen thưởng hay cắt hỗ trợ dễ gây tranh cãi.
Cái khó không nằm ở NPP tốt hay xấu. Nó nằm ở chỗ hai bên không cùng nhìn một bộ số.
Dữ liệu quét mã giúp quản lý nhà phân phối thế nào?
Ý tưởng khá đơn giản. Mỗi sản phẩm mang một mã QR không trùng với sản phẩm nào khác. Khi xuất kho, bạn ghi lại khoảng mã nào giao cho NPP nào.
Sau đó, mỗi lần mã được quét, hệ thống ghi lại thời điểm và khu vực quét (nếu người quét cho phép lấy vị trí). Ghép hai dữ liệu này, bạn thấy được dòng chảy của hàng: từ kho, qua NPP, tới điểm bán.
Điểm mấu chốt là người ở cuối kênh phải có lý do để quét. Lý do có thể là kiểm tra hàng thật, tích điểm cho thợ, hoặc nhận một phần quà nhỏ. Không ai quét thì không có dữ liệu.
5 bước quản lý nhà phân phối bằng mã QR
- Gắn mã riêng cho từng sản phẩm. Mỗi hộp, chai, bao có một mã. Mã in trên tem hoặc in thẳng lên bao bì.
- Gán lô hàng cho nhà phân phối. Khi xuất kho, quét hoặc nhập khoảng mã giao cho từng NPP. Bước này cần làm đều tay, nếu không dữ liệu sẽ thiếu.
- Tạo lý do để quét. Với người mua, đó là xác thực hàng thật. Với thợ và đại lý, đó thường là điểm thưởng. Xem thêm cách làm phần mềm tích điểm cho đại lý, thợ.
- Xem báo cáo theo từng NPP. Bao nhiêu mã đã xuất, bao nhiêu mã đã được quét, quét ở đâu, sau bao lâu.
- Họp NPP bằng số liệu. Mỗi tháng cùng xem số. NPP nào chậm thì hỗ trợ, NPP nào tốt thì thưởng rõ ràng.
Không cần làm cả hệ thống một lúc. Chạy thử với một dòng sản phẩm và một hai NPP trước.
Nên theo dõi chỉ số nào cho từng nhà phân phối?
Đừng theo dõi quá nhiều thứ. Vài chỉ số dưới đây là đủ.
| Chỉ số | Cho bạn biết điều gì |
|---|---|
| Tỷ lệ mã được quét sau khi xuất | Hàng của NPP có thật sự tới tay người dùng hay còn nằm kho |
| Thời gian từ xuất kho đến lần quét đầu | Tốc độ hàng đi qua kênh của từng NPP |
| Khu vực quét so với vùng được giao | Dấu hiệu hàng đi sai vùng |
| Số đại lý, thợ đang quét hàng của NPP | Độ phủ thật của NPP, không chỉ trên giấy |
Lưu ý: tỷ lệ quét không bằng doanh số thật. Không phải ai mua hàng cũng quét mã. Hãy dùng nó để so sánh giữa các NPP và theo thời gian, không dùng làm con số tuyệt đối.
Ví dụ minh họa (không phải số liệu thật): giả sử NPP A và NPP B cùng nhận 10.000 mã trong tháng. Mã của A được quét gấp đôi B. Bạn chưa thể kết luận B gian dối. Nhưng bạn đã có lý do cụ thể để ghé kho B và hỏi chuyện.
So sánh 3 cách nắm số liệu nhà phân phối
NPP tự báo cáo là cách phổ biến nhất. Rẻ, nhưng số liệu phụ thuộc hoàn toàn vào sự trung thực và chăm chỉ của NPP.
Phần mềm DMS (hệ thống quản lý phân phối) ghi đơn hàng và lịch viếng thăm của nhân viên bán hàng. Nó mạnh ở quản lý đội sales, nhưng cần NPP và sales nhập liệu đầy đủ.
Dữ liệu quét mã QR đến từ chính sản phẩm. Nó không thay DMS, mà bổ sung một nguồn số liệu độc lập. Thêm nữa, cùng một mã có thể dùng để chống giả và tích điểm.
Lưu ý pháp lý khi đặt vùng và giá cho nhà phân phối
Nhiều chủ hàng muốn chia vùng cứng và ấn định giá bán cho NPP. Bạn nên cẩn thận ở điểm này.
Luật Cạnh tranh 2018 xếp thỏa thuận ấn định giá và thỏa thuận phân chia thị trường vào nhóm hạn chế cạnh tranh (Điều 11). Giữa các khâu trong cùng chuỗi phân phối, chúng bị cấm khi gây tác động hạn chế cạnh tranh đáng kể (Điều 12 khoản 4).
Không phải chính sách vùng nào cũng sai luật. Nhưng trước khi đưa điều khoản vùng, giá vào hợp đồng, bạn nên hỏi luật sư.
HangReal giúp gì trong quản lý nhà phân phối?
HangReal gắn mã QR riêng cho từng sản phẩm. Người quét chỉ cần dùng camera điện thoại, không cần cài app. Một mã dùng được cho nhiều việc: xác thực hàng thật, tích điểm, đổi quà và thu dữ liệu.
- Gói Growth QR (từ 12.000.000đ, 300.000 mã, chưa VAT) có quản trị nhà phân phối, báo cáo NPP và tích điểm trên mã QR.
- Gói Distribution QR (từ 30.000.000đ, chưa VAT) có quản lý đại lý, NPP nâng cao. Báo cáo chia theo đại lý, NPP, sản phẩm và chiến dịch. Gói này hỗ trợ kiểm soát hàng tràn vùng khi cấu hình phù hợp.
Hệ thống cũng cảnh báo khi một mã bị quét bất thường, và có thể tích hợp với ERP, CRM qua API. Chi tiết từng gói có ở bảng giá HangReal. Nếu bạn làm sơn, dầu nhớt hay phụ tùng, xem thêm giải pháp cho ngành sơn, dầu nhớt, phụ tùng.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý nhà phân phối bằng mã QR có cần NPP cài phần mềm không?
Người mua, thợ và đại lý chỉ cần quét bằng camera điện thoại, không cần cài app. Phía kho có thể cần thao tác gán mã cho NPP khi xuất hàng. Cách gán cụ thể nên xem trong buổi demo.
Tỷ lệ quét thấp thì dữ liệu có còn dùng được không?
Vẫn dùng được để so sánh giữa các NPP và theo thời gian. Muốn tăng tỷ lệ quét, hãy cho người quét một lợi ích rõ ràng như điểm thưởng hoặc quà nhỏ.
Dữ liệu quét mã có thay được phần mềm DMS không?
Không hẳn. DMS quản lý đơn hàng và đội bán hàng. Dữ liệu quét mã cho biết hàng thật sự tới đâu. Hai nguồn bổ sung cho nhau và có thể nối qua API.
Có được phạt NPP bán sai vùng không?
Tùy hợp đồng và tùy mức ảnh hưởng tới cạnh tranh trên thị trường. Luật Cạnh tranh 2018 có quy định về thỏa thuận phân chia thị trường và ấn định giá. Bạn nên hỏi luật sư trước khi đưa điều khoản phạt vào hợp đồng.
Bắt đầu với một nhà phân phối thử nghiệm
Chọn một sản phẩm, một hai NPP và chạy thử vài tháng. Số liệu thật sẽ cho bạn biết có nên làm rộng hay không.
Nhận demo miễn phí để xem báo cáo NPP trên dữ liệu mẫu.
Hotline: 0868.534.623 · Zalo: 0943822783 · Email: info@hangreal.vn
Nguồn tham khảo
- Luật Cạnh tranh số 23/2018/QH14 (Điều 11, Điều 12) – Thư viện Pháp luật
- Bảng giá HangReal – giá tại thời điểm viết, chưa VAT